Charte de protection des données à caractère personnel
ERGOCENTRE porte une attention particulière aux droits fondamentaux et aux règles de protection des données personnelles. La présente charte vise à vous informer sur les conditions dans lesquelles vos données personnelles sont collectées, traitées et utilisées. Celle-ci rentre dans le respect de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles notamment :
– (i) La loi Informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
– (ii) Le règlement général sur la protection des données applicable le 25 mai 2018.
Quelques définitions
Donnée à caractère personnel : désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique (notamment nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, adresse postale, plaque d’immatriculation, …).
Traitement de données à caractère personnel : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel (collecte, enregistrement, conservation, extraction, …).
Responsable de traitement : désigne toute personne physique ou morale qui détermine, seule ou conjointement, les finalités et les moyens du traitement.
Sous-traitant : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du responsable de traitement et pour le compte de ce dernier. Il s’agit d’une personne physique ou morale distincte du responsable de traitement, soumise à une obligation de sécurité et de confidentialité des données personnelles afin d’en assurer la protection et le traitement.
Destinataire : désigne toute personne physique ou morale, ou encore le service, qui reçoit la communication de données personnelles.
Nos engagements
ERGOCENTRE s’engage à respecter les principes suivants :
– Vos données sont utilisées uniquement pour des finalités précises en lien avec notre activité ;
– Seules les données qui nous sont utiles sont collectées ;
– Nous ne conservons pas vos données au-delà de la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées, ou de celles prévues soit par les normes et autorisations de la CNIL soit par la loi (telles que les prescriptions légales) ;
– Dans des cas exceptionnels et après demande de votre accord, vos données seront conservées pendant un temps déterminé avec vous. Celles-ci seront utilisées dans le cadre d’actions de communication scientifiques et de vulgarisation d’ERGOCENTRE, sous toutes formes et tous supports connus et inconnus à ce jour, sans aucune limitation, intégralement et par extrait. Il ne s’agira pas de communiquer sur les données à caractère personnel mais sur les résultats généraux de l’étude.
Notice d’informations, consentement éclairé et droit à l’image
Un certain nombre de documents vous sont systématiquement transmis au début de l’étude afin de vous présenter le contexte et les objectifs des projets, d’obtenir votre consentement de participation et de régler les aspects de droit à l’image :
– Une notice d’informations relative à l’étude : elle vous présente le contexte du projet auquel vous participez, les méthodes mises en place, les données recueillies et les interlocuteurs principaux. Cette notice présente également vos droits en matière de protection des données, qui sont extraits de la présente charte ;
– Un formulaire de consentement éclairé : le consentement du participant doit être clairement exprimé par ce dernier qui doit répondre après avoir reçu toutes les informations nécessaires de la part de l’expérimentateur ;
– Une attestation de droit à l’image : à condition d’être identifiable, toute personne a droit au respect de son image et de l’utilisation qui en est faite. Chacun peut donc s’opposer à la diffusion de son image s’il n’a pas donné son autorisation expresse dans ce document qui stipule les supports possibles de diffusion de l’image pressentie.
De quelles données à caractère personnel parle-t-on ?
ERGOCENTRE dans la réalisation de son activité est amenée à collecter les données à caractère personnel suivantes :
– Données démographiques (ex. nom ; prénom ; adresse ; date et lieu de naissance ; éléments spécifiques propres à l’identité physique, etc.)
– Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, passion, etc.)
– Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
– Données liées aux déplacements quotidiens et à leur traçabilité (ex. journal de bord, itinéraires, données GPS, …)
– Données audiovisuelles (ex. entretiens en face à face/à distance, focus group, photographies, données audiovisuelles…)
Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et dans le respect de la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Ainsi, vos données seront utilisées à des fins de compréhension des pratiques réelles et des attentes en matière de services ou de solutions, dans le cadre des études auxquelles vous participez.
Vos données à caractère personnel sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées et ne sont pas réutilisées pour d’autres finalités que celles pour lesquelles elles ont été initialement collectées.
Mesures pour la protection de vos données à caractère personnel et où sont-elles conservées ?
Vos données à caractère personnel recueillies seront anonymisées et placées sur des serveurs sécurisés internes à la société ERGOCENTRE. Ces données ne seront pas stockées sur les espaces collaboratifs habituels (drive).
Elles sont destinées à ERGOCENTRE. Elles pourront être transmises à ses partenaires et prestataires (intégrés dans l’UE) dont l’intervention est indispensable à la bonne fin des opérations confiées et dont les relations sont contractualisées dans des accords de consortium (en cas de partenariat) ou des contrats de prestation (prestataires). Les prestataires de services et sous-traitants ne traitent les données à caractère personnel que sur instruction documentée de ERGOCENTRE. Aucune donnée à caractère personnel n’est cédée à des tiers à des fins d’opérations marketing ou de prospection commerciale.
Nous nous assurons que nos partenaires et prestataires, respectent les principes de la réglementation en vigueur. Nous les soumettons à une obligation de sécurité, de confidentialité et de respect de la réglementation relative au traitement de vos données personnelles afin d’en assurer la protection. À tout moment, sur notre demande, nos partenaires et prestataires doivent présenter les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles pour justifier de la protection de vos données personnelles.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
ERGOCENTRE s’engage à conserver les données à caractère personnel dans le respect des obligations légales et réglementaires applicables. Les durées de conservation des données sont fonction des finalités poursuivies. Les résultats généraux de l’étude sont, eux, conservaient plus longtemps pour des objectifs de communications scientifiques ou pour justifier de résultats dans des publications. Cependant, ces résultats ne comprennent aucun indice permettant de vous identifier.
Le cas spécifique des études naturelles des activités de conduite
Dans les cas spécifiques des études naturelles des activités de conduite, c’est à dire analyser en conditions réelles de trafic, nous sommes amenés à analyser les déplacements habituels des usagers de la route (cyclistes, trottinettistes, conducteurs…). Pour cela nous recueillons, dans ce type d’étude, un certain nombre de données à caractère personnel et de natures différentes. Nous allons décrire les mesures mises en place par la société ERGOCENTRE pour respecter la réglementation en vigueur en matière de protection de vos données à caractère personnel dans le cadre spécifique de ces études naturelles. Ces données sont : (a) des données démographiques, (b) vos données de verbalisation en entretien, (c) les photos et vidéos qui vous concernent, (d) les photos et vidéos qui concernent les autres individus des scènes routières, (e) les données recueillies par des outils de mesure du quotidien comme les journaux de bord, (f) la dynamique des déplacements.
1. Vos données démographiques (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance…) et vos données en lien avec votre vie personnelle et professionnelle (habitudes de vie, situation familiale, situation professionnelle…) sont uniquement connues de l’expérimentateur qui en à la charge. Celui-ci est tenu au respect des principes de réglementation en vigueur et se doit de ne divulguer aucune information permettant de vous identifier. L’expérimentateur en charge du traitement des données à caractère personnel est chargé, à chaque reprise, d’anonymiser les données à caractère personnel avec un code non identifiant. Chaque expérimentateur fait de même avec sa population d’étude.
2. Lors des entretiens, les données à caractère personnel peuvent être enregistrées par des moyens techniques le permettant et/ou sous forme de prises de notes. Elles seront retranscrites ensuite par l’expérimentateur ayant réalisé l’entretien. Lors de la retranscription, l’expérimentateur se devra d’anonymiser les données à caractère personnel et cette retranscription anonymisée sera stockée sur les serveurs internes et privés de la société ERGOCENTRE.
3. Données issues des enregistrements vidéos et photographiques : en donnant son accord lors de la signature de l’attestation de droit à l’image, le participant autorise les expérimentateurs de l’étude à le filmer et à le photographier mais également à ce que les enregistrements soient diffusés pour des objectifs de communications scientifiques afin de justifier les résultats de l’étude.
4. Données sur les vidéos des déplacements : étant donné que l’étude s’effectue dans son contexte naturel et qu’il s’agit d’une activité de conduite, il est possible que l’enregistrement de la scène routière nous permette de distinguer certaines personnes n’étant pas participantes de l’étude. Dans ces cas-là, la loi stipule que “la diffusion de certaines images ne nécessite pas l’accord de la personne photographiée ou filmée, sous réserve du respect de sa dignité” si c’est une “image d’un groupe ou d’une scène de la rue dans un lieu public et si aucune personne n’est individualisée et dans la limite du droit à l’information” (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32103). Si une personne, non participante à l’étude, est seule et identifiable sur l’enregistrement alors les vidéos seront traitées afin de retirer tous les signes d’identification de cette personne (visages floutés…).
5. Conçu comme une base de données, le principe des outils de mesure du quotidien des usagers de la route (ex. : journal de bord) est de réunir un certain nombre d’informations relatives au quotidien des participants afin de comprendre leurs usages tout au long des études naturelles. Il intègre la description des parcours et déplacements réalisés par le participant au quotidien, mais aussi les faits imprévus pouvant affecter le déroulement de son activité. Ces données sont retranscrites par l’expérimentateur en charge de la population d’étude dans un fichier Excel à l’aide de codes permettant de rendre impossible l’identification des participants. Ces fichiers Excel sont stockés sur les serveurs internes et privés de la société ERGOCENTRE.
6. Données sur les dynamiques de déplacement : ces données peuvent porter sur les itinéraires empruntés par les usagers, sur leur vitesse de conduite et sur leurs comportements de conduite par exemple. Ces données à caractère personnel sont anonymisées et stockées dans un fichier Excel à l’aide de codes ne permettant pas l’identification des participants et ces fichiers Excel sont stockés sur les serveurs internes et privés de la société ERGOCENTRE.
Toutes les données à caractère personnel relevées lors des études naturelles, et notamment celles présentées ci-dessus, sont soumises aux mêmes conditions de respect de la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles et sont également soumises aux mesures organisationnelles et techniques mises en place par la société ERGOCENTRE afin de préserver la sécurité, l’intégrité des données et d’empêcher qu’elles soient perdues, déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.
Toutes vos données à caractère personnel sont stockées sur l’espace de stockage privé et interne à la société ERGOCENTRE. Seuls les résultats généraux de l’étude sont placés sur les espaces collaboratifs habituels (drive) dans un objectif de collaboration entre les partenaires de l’étude. Ces résultats ne comprennent aucun indice permettant de vous identifier.
Quels sont vos droits ?
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits ci-dessous relativement à l’utilisation de vos données personnelles :
– Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir des informations sur les données détenues à votre sujet et d’en obtenir une copie ;
– Droit de rectification : vous avez le droit d’effectuer des corrections et modifications de vos informations lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
– Droit à l’effacement : vous pouvez obtenir la suppression définitive de vos données notamment, lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
– Droit d’opposition : vous avez la possibilité de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles ;
– Droit à la limitation de traitement : vous avez le droit de limiter l’utilisation de vos données à un traitement spécifique ;
– Droit de retrait : vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour tous les traitements pour lesquels nous l’avons recueilli ;
Pour toute démarche relative à l’exercice de vos droits, vous pouvez faire parvenir votre demande en nous contactant par :
– e-mail : contact@ergo-centre.fr
– courrier postal : ERGOCENTRE – 1121 rue de la Bergeresse 45160 Olivet
Pour toute demande concernant l’exercice de vos droits, veuillez l’accompagner d’une copie d’un document d’identité signée ainsi que toutes informations essentielles relatives à votre demande. Nous répondrons dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de sa réception. En fonction de la complexité et du nombre de demandes, ce délai pourrait être prolongé en fonction. Nous vous informerons, le cas échéant, de cette prolongation et des motifs relatifs à ce report. Pour mieux connaître vos droits, rendez-vous sur le site de la CNIL (www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits).
Les personnes concernées doivent être informées, au moment de la collecte de leurs données, de différents aspects et notamment : des finalités poursuivies par le traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d’un défaut de réponse, des destinataires des données, de la durée de conservation des données, de leurs différents droits, mais également de l’identité du responsable de traitement et des coordonnées du délégué à la protection des données au sein de l’organisation.
Modification de notre charte de protection des données personnelles
Nous nous réservons le droit de modifier ou d’adapter nos mesures de sécurité et de protection des données à caractère personnel, suite à des évolutions technologiques, techniques ou réglementaires.
Pour toute information complémentaire, vous pouvez consulter le site de la CNIL (www.cnil.fr).